引き合い整理から毎日の情報収集まで：Leina ワークフローの使い道
引き合い対応と定時の情報整理を例に、繰り返し業務の自動化と重要な場面での確認を紹介します。
新しい引き合いを読んで表に転記し、複数の情報源を確認して毎日の報告をまとめる。必要な仕事でも、読み取りやコピーの繰り返しには時間がかかります。
Leina ワークフローでは、こうした手順を保存し、新着メールや指定時刻をきっかけに実行できます。整理した結果をチームが使う場所に残せます。
引き合いを対応しやすい状態に
欧州市場向けの収納キャビネットを 500 個購入したい顧客から、種類、梱包、納期についてメールが届いたとします。営業担当は要望を読み取り、既存の顧客記録を調べ、不足情報を確認する必要があります。
例えば、次のような流れを設定できます。
- 新着の引き合いから顧客、製品、数量、質問を抽出する。
- 顧客情報を検索し、ルールに沿って記録を関連付けるか追加する。
- 指定した表や顧客管理システムに問い合わせを保存する。
- 担当者に通知し、必要であれば返信案を用意する。
担当者は「収納キャビネット、初回 500 個、欧州市場、種類と配送条件を要確認」という要約から対応を始められます。メールにない配送先の国、具体的な型番、希望到着日は未確認として残します。
これは設定の例であり、実施済みの顧客事例ではありません。読み取り、書き込み、通知は接続済みアプリの対応機能と権限に依存します。
要約、見積もりの根拠、返信の確認までの例は、引き合い対応のソリューション（英語）をご覧ください。
指定時刻に毎日の報告を作る
定期的な情報収集も適しています。
平日の午前 9 時に指定した情報源の新着内容を読み、事業に関係する情報を選び、出典リンク付きで要約し、保存してチームに通知する。
先に情報源、選定基準、保存先を決めて時刻を設定します。同じ条件を毎日使えるので、情報源を一つずつ開いて探し、コピーする手間を減らせます。
毎日の引き合い一覧、毎週の顧客フォローリスト、業務報告の下書きにも応用できます。出力の基になるのは実際にアクセスできるデータです。追加の情報源は接続設定が必要です。
情報が変わっても、手順は再利用
引き合いごとに内容は違っても、抽出項目、保存先、通知先は共通にできます。日々のニュースが変わっても、選定基準や報告形式を再利用できます。
既存顧客なら記録を更新し、情報不足なら未確認として残し、判断が必要なら担当者に渡すといったルールも定められます。AI は形式の異なるメールの読解や要約を担当し、明示したルールが次の処理を決めます。
重要な操作の前には確認を
資料整理と返信案の作成を先に進め、送信前に担当者が価格、在庫、納期の約束を確認できます。必要な場面には承認を設定できます。
基盤には自社製品の Open Flow を使用しています。アプリ接続、定時・イベントによる開始、実行記録、承認の機能があり、手順と結果を確認できます。
小さな繰り返し業務から
Leina の追加ツールにあるワークフローの入口から始められます。開始条件、情報源、処理ルール、保存先、確認が必要な操作を書き出してください。
試行結果と保存先、権限を確認してから公開・有効化します。引き合い整理や毎日の情報収集を一つ動かし、確認できてから手順を増やしましょう。
